10 bước cần chuẩn bị khi mở quán cafe giúp hạn chế rủi ro

Bạn cần biết 10 bước cần chuẩn bị khi bắt đầu kinh doanh cafe để hạn chế rủi ro, tăng tỷ lệ thành công cao. Nhiều người mắc phải sai lầm khi không soạn thoản các bước cần chuẩn bị khi mở quán cafe, tìm được mặt bằng mới bắt tay xác định những việc cần chuẩn bị cho quán là đã quá trễ.

 

Kinh doanh nhà hàng cafe luôn là hình thức khởi nghiệp đầy triển vọng trong mọi nền kinh tế của thế giới. Riêng tại Việt Nam mở quán cafe, nhà hàng luôn là ưu tiên cho các bạn trẻ khởi nghiệp và rất nhiều người đã gặt hái thành công cũng như không ít người thất bại vì không nắm bắt được các bước chuẩn bị trước khi bắt đầu.

1.    Lựa chọn mô hình quán cafe

2.    Lên ý tưởng thiết kế cho quán cafe

3.    Lên kế hoạch dự toán chi phí đầu tư phù hợp

4.    Lập bảng danh sách các vật dụng cần mua

5.    Liên hệ các nhà cung cấp trước khi mở quán

6.    Khảo sát trước khu vực muốn mở quán

7.    Chuẩn bị trước công tác tuyển dụng

8.    Xây dựng quy trình quản lý quán

9.    Các thủ tục đăng ký kinh doanh cần thiết

10.   Hệ thống marketing tốt

1. Lựa chọn mô hình quán cafe

Đồng thời ngay khi bạn có ý tưởng muốn khởi nghiệp với mô hình kinh doanh cafe bạn phải định hình trước mô hình quán cafe bạn yêu thích. Rất nhiều người mở quán cafe nhưng không biết các loại quán cafe nên không tiếp cận được đối tượng khách hàng. Hiện tại có hai hình thức mở quán cafe:

Hình thức mở mới một quán cafe:

Với việc bạn mở mới một quán cafe bạn được tự do lên các ý tưởng kinh doanh và cách vận hành quán. Bạn sẽ được toàn quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh quán cafe của mình. Với hình thức này bạn sẽ gặp những khó khăn thách thức nhất định về độ chuyên nghiệp như công tác quản lý, tính COST nguyên liệu, xây dựng thương hiệu...

Hiện tại có nhiều mô hình ở những định hình phân khúc khác nhau gồm: quầy take away mang đi, không gian mở trong nhà, không gian mở ngoài trời, cafe máy lạnh, cafe sách... Tự mở quán cafe vẫn là lựa chọn phổ biến hàng đầu tại Việt Nam.

Mô hình quán cafe nhượng quyền thương hiệu:

Với mô hình cafe nhượng quyền thương hiệu, bạn đã được chuẩn bị trước mọi thứ để vận hành quán cafe: thượng hiệu, trang trí quán, nguyên vật liệu, các vận hành... Mô hình này bạn cần phải trả một số tiền nhất định tuỳ theo thương hiệu và có thể trả tiền hàng năm cho thương hiệu. Với hình thức này bạn sẽ không mất thêm thời gian thử nghiệm chất lượng sản phẩm, chuẩn bị ý tưởng kinh doanh nữa.

2. Lên ý tưởng thiết kế cho quán cafe

Với việc mở mới một quán cafe bạn có thể tìm kiếm một quán đang kinh doanh để sang nhượng lại, sau đó bạn có thể giữ nguyên thiết kế của quán để tiếp tục kinh doanh. Hiện nay có nhưng kênh quảng cáo sang nhượng chính chủ rất uy tín như Sangnhanh24h.com, Sangnhuong24h.com. Bạn có thể tìm kiếm quán cafe và những mô hình quán khác trên những trang này.

Nếu bạn thuê mới một mặt bằng và tự mình thiết kế cho quán thì bạn có ý tưởng trước phần thiết kế nội thấn bên trong quán. Việc này thường mất rất nhiều thời gian vì lên ý tưởng thiết kế cần rất nhiều yếu tố. Bạn nên tham khảo nhiều các quán cafe để học được những ý tưởng tối ưu. Thuê một công ty thiết kế để thiết kế quán cafe cũng là một lựa chọn tốt, phù hợp cho quán quy mô lớn và tài chánh kinh doanh đủ.

 

3. Lên kế hoạch dự toán chi phí đầu tư phù hợp

Nếu không có kế hoạch tài chính cụ thể, rất dễ bạn bị “hớ” trong các khoản chi. Lập bảng dự toán chi phí kinh doanh chi tiết để bạn cân đo các chi phí sao cho hợp lý, dưới đây là một vài hạng mục chính bạn cần thêm vào bảng dự toán của mình, nên nhớ rằng càng chi tiết bạn càng chủ động: 

 

·        Chi phí thuê mặt bằng: Tùy vào diện tích không gian và khu vực bạn định mở quán sẽ có những mức cho thuê khác nhau. Trung bình chi phí cho mặt bằng sẽ chiếm 10-15% tổng phí đầu tư. Bạn nên ký hợp đồng thuê ít nhất 3-5 năm để tránh trường hợp quán vừa đi vào ổn định đã bị lấy lại mặt bằng.

·        Chi phí xây dựng: Chi phí này sẽ tùy thuộc vào quy mô của quán cafe bạn dự định mở. Bạn nên cân nhắc lựa chọn mặt bằng tốt, thuận lợi, ít hư hỏng để giảm thiểu chi phí sửa chữa.

·        Chi phí thiết kế và trang trí nội thất: Hoặc là bạn tự thiết kế theo sở thích và tự lựa chọn nội thất, hoặc là thuê một đơn vị thiết kế thi công bên ngoài. Tùy theo concept quán và diện tích sẽ có những mức giá thuê khác nhau.

·        Chi phí đầu tư cho trang bị thiết bị, dụng cụ: Những thiết bị cơ bản của quán như ly cốc, máy pha cà phê, bàn ghế, máy bán hàng, v.v…  Bạn có thể lên những hội nhóm kinh doanh, chợ đầu mối để tìm nhà cung cấp giá hợp lý.

·        Chi phí đầu tư cho nguyên vật liệu: Dù quán cafe của bạn quy mô nhỏ, vừa hay lớn thì chất lượng đồ uống là thứ cốt yếu giữ chân khách hàng. Do đó, bạn cần tìm nguồn nguyên liệu chất lượng, uy tín. Hiện tại có không ít các đơn vị cung cấp toàn bộ nguyên liệu, bạn có thể lên các nhóm, cộng đồng đồ uống để tham khảo các chủ đầu tư có kinh nghiệm.

·        Chi phí duy trì quán: Trên thực tế, việc kinh doanh trong thời gian đầu thường sẽ khó có kết quả tốt vì khách chưa biết đến nhiều cùng với chi phí đầu tư lớn. Bài học “xương máu” từ những bậc đàn anh, đàn chị trong ngành thì bạn nên dự trù trước phí chi trả tiền nhà và lương nhân viên trong vòng 3-6 tháng để quán đi vào ổn định.

·        Chi phí Marketing: Khi mới kinh doanh, để nhiều người biết đến và ghé thăm, bạn cũng cần dành ra một khoản cho hoạt động quảng cáo. Tùy theo khu vực của quán để lựa chọn hình thức Marketing online hay offline. Nếu bạn mở quán ở thành phố hay những khu du lịch nổi tiếng việc đưa bài trong các hội nhóm review cũng là một gợi ý hay.

·         Chi phí thuê nhân viên và đăng ký kinh doanh: Tùy theo quy mô quán để bạn xem xét nên thuê bao nhiêu nhân viên partime và fulltime. Những nhân viên chính của quán như pha chế, thu ngân thì phải là người được chọn lựa kỹ. Nhân viên phục vụ thì bạn có thể thuê sinh viên làm theo giờ để giảm chi phí. Chi phí đăng ký kinh doanh bao gồm: lệ phí đăng ký và giấy phép cấp phép an toàn vệ sinh thực phẩm.

 

4. Lập bảng danh sách các vật dụng cần mua

Ngay khi bạn lập bảng dự toán chi phí kinh doanh, bạn nên có bảng kế hoạch cá vật dụng cần thiết để mua phục vụ việc kinh doanh. Bạn cần liệt kê đầy đủ các trang thiết bị như máy pha cafe, máy xây sinh tố, bàn ghế, đồng phục, dụng cụ pha chế, ly...

Bên cạnh đó bạn cần xây dựng Menu các món mà quán bạn phục vụ để có thời gian thiết kế menu và in ấn. Tránh trường hợp khi quán đã chính thức khai trương nhưng chưa có menu hoặc menu nhìn sơ sài.

 

5. Liên hệ các nhà cung cấp trước khi mở quán

Ngay khi bạn có bảng kế hoạch cá vật dụng cần thiết để mua phục vụ việc kinh doanh, bạn nên liên hệ ngay các nhà cung cấp. Nhiều người chờ đến khi thuê mặt bằng thành công bạn mới cần những thiết bị này. Tuy nhiên, khi bạn thuê được mặt bằng, bạn còn có hàng trăm thứ cần phải làm cộng thêm áp lực thời gian dẫn đến việc bạn không thể mua được những dụng cụ ưng ý giá tốt. Cách tốt nhất bảng cần có một bảng danh sách các trang thiết bị, dụng cụ cần mua. Sau đó bạn cần liên hệ những nhà cung cấp, ghi lại giá cả và địa chỉ liên hệ khi bạn cần mua.

 

6. Khảo sát trước khu vực muốn mở quán

Trước khi quyết định mở quán ở khu vực nào bạn cần khảo sát trước khu vực đó để thuê được mặt bằng có vị trí tốt và nghiên cứu xem nhân khẩu tại khu vực đó có thật sự triển vọng. Một mặt bằng đẹp có thể quyết định đến 60% khả năng hoàn vốn và sinh lợi nhuận. Chính vì thế cần thuê mặt bằng kinh doanh ở gần những khu vực tập trung nhiều tòa nhà văn phòng, các trung tâm thương mại, những trung tâm mua sắm, những nơi có nhiều người qua lại.

Tuy nhiên, mặt bằng đẹp đi kèm "nặng" chi phí. Do đó, nếu không muốn chịu rủi ro lớn, các nhà đầu tư nên "lựa cơm gắp mắm" chọn các nơi yêu cầu thấp hơn chi phí. Rất nhiều người đi kinh doanh bắt đầu bằng việc thấy mặt bằng rẻ, đẹp vừa mắt thì vội ký hợp đồng thuê ngay, sau đó mới thiết lập việc kinh doanh. Đa phần các bạn mới kinh doanh hay mắc phải lỗi này. Điều này có thể dẫn đến rủi ro lớn.

 

7. Chuẩn bị trước công tác tuyển dụng

Bạn cần chuẩn bị luôn cả công tác tuyển dụng nhân viên trước mở quán cafe. Bạn nên giải đáp được câu hỏi này "liệu quán sẽ có nhân viên pha chế và phục vụ, bảo vệ trước ngày khai trương quán?". Đối với những mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, nhân viên cần phải được tập huấn và demo khi chính thức khai trương.

Vì vậy, ban cần biết những kênh nào bạn có thể tìm kiếm nhân viên và cả kiến thức về nghiệp vụ, mức lương. Có nhiều nguồn nhân sự khác nhau, tuy nhiên sinh viên vẫn là lựa chọn của hầu hết các quán cafe vì tính năng động, học hỏi nhanh và khả năng linh hoạt.

 

8. Xây dựng quy trình quản lý quán

Việc xây dựng quản lý kinh doanh gồm 3 quy trình chính yếu: quản lý đầu vào, quản lý vận hành và quản lý kiểm soát.

Quản lý đầu vào: bao gồm việc quản lý nguồn hàng và bảo quản. Bạn cần có phương cách để theo dõi được nguồn hàng vào, sau đó là khâu bảo quản để tránh thất thoát không đáng có.

Quản lý vận hành: là việc hệ thống được tỷ lệ công thức của nguyên vật liệu. Ví dụ như 1kg sẽ pha chế được tầm 40 ly,... bên cạnh đó là quản lý từ xa nhân viên phục vụ, pha chế, kế toán thông qua camera hoặc phần mềm.

Quản lý kiểm soát: gồm kiểm soát nhân sự là đánh giá, kiểm soát nhân sự từ nhân viên phục vụ, nhân viên pha chế, nhân viên thu ngân đến nhân viên quản lý…dựa trên bảng mô tả công việc đã đề ra. Ngoài ra, có thể dựa vào tình hình thực tế cùng những mục tiêu cụ thể để có thể điều chỉnh một cách linh hoạt. Kế đến là nhân viên: quản lý nhân viên là một trong những khâu quan trọng sau khi quản lý các hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, nhân viên cũng là bộ mặt của quán cũng như là người truyền tải những thông điệp kinh doanh đến khách hàng.

 

9. Các thủ tục đăng ký kinh doanh cần thiết

Có 2 hình thức đăng ký kinh doanh dành cho quán cafe và mô hình quán ăn khác: hộ kinh doanh cá thể và thành lập công ty. Đây là 2 phương thức đăng ký giấy phép kinh doanh để chủ thể tiến hành hoạt động kinh doanh nhưng cách thức đăng ký kinh doanh của 2 phương thức này là khác nhau.

- Nếu bạn muốn đăng ký giấy phép thành lập công ty thì cần đăng ký giấy phép kinh doanh tại phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch đầu tư Tỉnh/Thành phố nơi bạn muốn đặt trụ sở doanh nghiệp. Thời gian đăng ký giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 3 ngày làm việc;

- Nếu bạn muốn đăng ký hộ kinh doanh cá thể thì đăng ký xin giấy phép kinh doanh tại phòng kinh tế/ hoặc kế hoạch tài chính thuộc ủy ban nhân dân cấp Quận/Huyện nơi hộ kinh doanh muốn đặt địa chỉ. Thủ tục cấp giấy phép đăng ký kinh doanh là 4 ngày làm việc.

 

10. Hệ thống marketing tốt

Trong chiến lược marketing quán cafe, biển hiệu luôn là chiến lược truyền thông tốt nhất. Bạn nên đầu tư thật nhiều vào biển hiệu quán vì đó là nhận diện thương hiệu. Thậm chí bạn có thể phải chi nhiều hơn để có một bảng hiệu thật sự chuyên nghiệp và bắt mắt. Nguyên tắc thiết kế chung là màu thương hiệu luôn chiếm 60% mặt bằng quán để nhận diện thương hiệu tốt hơn.

Bên cạnh đó, bạn có thể marketing quán thông qua các kênh ăn uống, google bussiness... Xây dựng khách hàng trung thành, kết nối các kênh giao hàng online, thanh toán online... để khách hàng tiếp cận đến quán một cách thuận lợi nhất. Bạn cũng nên suy nghĩ những chương trình khuyến mãi định kỳ, các dịp lễ, ngày khai trương quán... những chiến lược này cần phải có ý tưởng và được soạn thảo ngay ban đầu.

Như vậy, bạn đã đi qua 10 bước cần chuẩn bị để mở quán cafe, nắm bắt được 10 bước này bạn sẽ hạn chế tối đa các rủi ro đồng nghĩa là khả năng thành công của bạn sẽ tăng lên. Thực tế, việc kinh doanh cafe có rất nhiều vấn đề khác cần bạn quan tâm và thực hiện nên đòi hỏi người làm cafe phải có niềm đam mê. Nếu bạn không thật sự đam mê, bạn sẽ dễ dàng bỏ cuộc trong cuộc đua cạnh tranh khốc liệt của ngành cafe tại Việt Nam.

 

Chúc bạn chuẩn bị tốt và thành công với ý tưởng kinh doanh cafe.